その手があったか!LINE WORKS(ラインワークス)アプリの使い方。

会社でLINE WORKSを導入して2年以上。手軽で便利なこのアプリによって、会社も変わり、社員の働き方も変わった。たった1つのアプリでこれだけの効果が生み出せる。※ベーシックプランでの使い方になります。

①電話連絡が不要になった


電話連絡は、外回りしている営業マンにとっても、用件を伝えたい内勤にとってもデメリットしかない。営業が電話に出れないと内勤の仕事が滞り、営業は電話をするには車を止めたり、静かな場所に行ったりしないといけない。LINE WORKSのトークにより、お互いの非効率が解消した。

全社員が使えるツール

LINEという誰でも使える手軽さと、安い料金設定(ベーシックプランは1ユーザー500円)で全社員に導入。スマホアプリだけでなく、デスクトップアプリ、ブラウザでも使用できる。営業はもちろん、内勤事務も営業時間内は確認する。

②メールソフトが不要になった


社内のPCでしか受け取れない会社メールは、非常に不便だ。リアルタイムにやりとりがとれず、販売機会も逃しかねない。スマホに転送して使用していたのも不要。LINE WORKSのメールを使用すれば、社内のPCでもスマホでも同じ環境で送受信できる。

メール機能

社内のメールを一元管理、メール機能にPOP3/IMAP設定をするだけで、社内宛のメールをすべてLINEWORKSに一元化できる。社内にいなくても閲覧、返信ができる。

③ホワイトボードが不要になった


毎月のスケジュールを書いていたホワイトボードはなくなった。
予定をすべてLINEWORKSのカレンダーに書き込めば、いつでもどこでも全社員のスケジュールを把握することができる。

カレンダー機能

休暇や出勤日、営業がお客様のところ訪問する直行、夜の講習会日程、会議、イベント。社内のあらゆるスケジュールをすべてカレンダーで管理。
いつどこにいても、誰が何をしているのか一目瞭然。カレンダーで空きを見て、トークで全員にLINEすれば、歓迎会などの社員全員参加イベントもあっという間に決まる。

④朝礼が不要になった


朝全員が会社に集まって、予定を確認するだけの朝礼はなくなった。直行を推奨し、予定は前日までにはカレンダーに書き込む。
報告はLINEWORKSのグループに書き込めば、営業部も管理している上司にも一瞬で伝わる。その場でよくやった(スタンプ)や違う提案も返信できる。またその内容も全員で共有される。

トークで全社員に情報共有

直行する営業や半休をとる事務など、社内に全員がそろうことはなくても、全社員のグループにメッセージを送ればどんな情報もすぐ共有できる。また普段は話さない社長や、違う部署の上司でも、直接コミニケーションをとることができる。

⑤紙資料が不要になった


取引先からもらうパンフレットや資料はキャビネットにいれて管理していたが、次々増える紙に整理も滞り、必要な資料が見つからないなんてことがしばしばあった。現在は、すべてPDFにして、LINE WORKS Driveの取引先ごとのフォルダに入れておけば出先でスマホやタブレットでお客様に見せることも簡単だ。

Drive

個人用ストレージが30GBあり、PCにLINE WORKS Driveソフトをインストールしておけば、電源が立ち上がると同時にDriveが開く。外出が多い営業は、社内のPCにデータを保存せずにすべて、LINE WORKS Driveに保存するように徹底している。
利点はスマホやタブレットどこからでもデータが取り出せることと、PCの破損によるデータ紛失を防ぐためだ。古い社内PCよりよっぽど安全だと考える。本文検索機能も非常に便利だ。

⑥連絡先の管理が不要になった


名刺をもらうたびに増える連絡先は、各個人で管理しないといけなかったが、LINEWORKSのアドレス帳に、窓口になったものが入力、更新することにし全社員が共有することにした。いちいち携帯番号教えてなどという相談はなくなった。

アドレス帳

共有アドレスには、社員の情報はもちろん、仕入先、取引先、各関係者の名刺にある情報から連絡先が入っている。マイアドレスには、お客様などLINEと直接友達になっている人が表示される。

⑦日報が不要になった


アナログもデジタルもいろいろな日報を試したが、かかる時間と効果を見て、最適なものは結局見つからなかった。
理想的な使い方をするには時間がかかり、簡易的なものにするとただの報告書となってしまった。
たどりついたのは、スピードと共有だ。あったことをその場で報告し、成功事例を共有する。そしてすぐ褒める。
細かい動きを管理するネガティブな日報から、ポジティブなトーク日報に変わった。

トークで成功事例を共有

営業個人のグループルームをつくり、○○様に○○をしたら○○が売れた。というような成功事例を投稿すると他の営業も共有できる。また上司はそれに対してスタンプを押すことで、部下のやる気もあがる。

⑧個人LINEが不要になった

LINEは誰でも使っていて手軽なツールだけに、仕事の現場で使われることも多い。しかし、仕事で使う会社の情報、お客様の情報をプライベートなLINEと混同してしまうのは危険だ。辞めてしまった社員が悪用するとも限らない。
また社内でコミニケーションをはかる際も、プライベートなLINEだとなにかと問題がおこる。会社での付き合いはすべてLINEWORKSにしてしまったほうがなにかと便利だ。

セキュリティ機能

LINE WORKSの管理者が扱う管理画面には、アカウントの管理はもちろん、すべてのトークの履歴、デバイスの管理、使用状況まで把握できるようになっている。これはお客様とトラブルがあった場合に、会社として事実を確認、対応できるようにするためだ。

⑨LINEグループが不要になった

LINE WORKSで一番のメリットである、LINEとの外部連携。これによりLINE WORKSとLINEは友達として自然につながることができる。私の会社では名刺にLINE WORKSアカウントのQRコードを印刷して、積極的にお客様とLINEでつながるようにしている。以前はLINE WORKSグループにLINEが入ることができなかったけど、アップデートにより追加できるようになった。

LINE連携

使い方は、LINE WORKSのアカウントを招待してLINEから友達追加をしてもらう。友達になったあともLINEと同じでブロックもできる。送信後の取り消しなど、定期的にアップデートして機能やスタンプを追加してくれるのが嬉しい。

LINE WORKSの使い方はアイデア次第

LINEのトークは時間が経過すると画像や資料がダウンロードできなくなるが、LINE WORKSは最長3年まで、トーク内のファイルを保存することができる。トークのグループはアイデア次第で、いろいろな使い方ができる。
まだまだ活用できていないが、アンケートを作成して集計する機能や、200人同時に音声ビデオ通話ができる機能もある。スマホでもPCでも使えるのて、どこにいても、顔を見ながらの打ち合わせができる。こういったものを活用して、働き方を変えていく可能性をこのアプリにはまだまだ感じる。