昨年、LINEWORKSの導入を検討したが、もろもろ理由があり導入を断念したことがあった。詳しくは→LINE WORKSを会社で導入できないたった一つのデメリット
しかしその後、現在の環境において、これ以上の日報アプリはないと判断し、LINEWORKSを導入することを決めた。
それから1年、会社で運用しているが、予想以上にうまく活用できている。
営報日報だけでなく、スケジュール管理、社内情報共有も、現在はLINEWORKSに集約している。
LINEWORKSの導入で、朝礼もスケジュールを書くホワイトボードも廃止した。
営業には直行、直帰を推進し、効率的に働くことができる環境になった。また、社員(パートも含む)全員への情報、通達も一瞬で共有することができる。シンプルなツールで、どの世代にも簡単に使いこなせることで、無理をせず使い続けていくことができる。社内にこれほど浸透しているツールは今までなく、現時点では最高のツールだと思う。
NI顧客創造日報の導入
私はシステム担当として、会社でいろいろな日報を試してきた。まず最初に導入したのは「NI顧客創造日報」というものだ。この日報はデジタル日報の先駆けであり、こまかい営業目線でつくられており非常によくできた日報である。紙の日報での問題は、営業の本日の行動に対して、上司がフィードバックするだけのものであり、その商談までの経過が分かりづらく、上司が結果に対してのアドバイスしかできなかったことだ。NI顧客創造日報では、顧客を縦軸で管理することができ、その商談にいたるまでの経過も閲覧することができる。営業の行動へのアドバイスだけでなく、顧客ごとにコメントを入れることができる。営業の成長と顧客の管理を同時に行っていくイメージだ。
この他、訪問回数の管理や、顧客のこまかい情報設定など、これを見ればすべて把握できるのではないかと思うほどの情報が蓄積できる。担当変更や評価などに活用もできる。
しかし、その情報を蓄積するには、当然入力する手間がかかる。
営業は訪問前に、本日訪問する顧客の情報を並べて確認する。営業後、訪問した顧客に対して、どのような行動をしたのか、どのような結果だったか、今後どうしていくのかを入力する。上司はそれを見て、コメントする。営業の思いとは、ずれたコメントが入ることもある。営業は理解されるように、さらにこまかく情報や行動を書く。このスパイラルが情報量と比例して、時間を奪っていった。何度かルール化して改善するが、日報入力に1～2時間かかることはざらにある。そのうち忙しい営業は、日報を書けない日がでてきてためこむ。まとめて書くことになると、記憶もあいまいで、入力も雑になる。また見る上司側も、古い行動を見たところで、リアルなアドバイスはできない。こうなると、書く側のメリットは消え、見る側も管理ができない、中身の情報も薄くなり、まったく機能しなくなり、時間だけがかかかるツールとなってしまう。
kintonの導入
NI顧客創造日報での反省を生かし、なるべく時間がかかない、営業に負担が少ない日報を導入しようということになり、次に導入したのはkitonだった。ちょうどスマホも普及していたので、入力するほうも閲覧するほうもスマホで簡単にできると考えたからだ。kintonは好きなパーツを組み合わせて、営業や顧客の管理したい項目だけを表示させてつくりあげていくことができる。なんでもできるというNI顧客創造日報から、やれるところだけにしようという発想だ。とにかく、できるだけ入力の時間がかからないようにとつくった。顧客の情報も縦軸で見えるように、NI顧客創造日報の簡易版的な感じでつくる。
運用してみた結果、非常に中途半端な日報ができあがってしまった。営業の行動記録が簡易的になり、上司のコメントも浅い内容ばかり。ただ単純に営業が仕事しているかどうかを管理するだけのもので、前向きなものではなかった。kintonが決して悪いわけではなく、営業の負担軽減に重きをおき、日報そのものの目的を見失っていたのが原因だった。
LINEWORKSの導入
LINEWORKSの導入とともに、日報の目的そのものを見直すことにした。それぞれ会社により事情はあると思うが、私の会社では、成功事例の共有とモチベーションアップを最重要目的とした。もちろんスピードはリアルタイムであること。営業が数字をつくっていくことにおいて、特に現代はスピードが大事だ。疑問はすぐ解決し、成功した例をいち早くみんなで共有する。そして褒めあうことで、次への活力となる。その方法は見事に当たった。今では、毎日の報告に追われることなく、生き生きと成功事例を投稿し、上司も仲間もリアルタイムに褒めあったり、質問に対して解決しあったりしている。外回りで1人で戦うものにとってこんなに心強いことはない。LINEWORKSによって会社が一丸となって戦っていることを感じることができる。
しかし、実際LINEWORKSには日報のような機能はないので、顧客や営業の管理は、今まで以上に数字を分析していく必要なある。ただし、コミュニケーションタッチが増える分、気軽に相談しやすくなったので、上司への相談が増え、顧客間の理解度は増しているように感じる。やはり日報はどう使うかが大事だ。
朝礼、ホワイトボード廃止
LINEWORKSではカレンダー機能があり、社内の共有カレンダーとして使える。営業は訪問する顧客、時間を記入しておくことで、会社に出社せず直接商談に向かえるルールとした。社員全員はカレンダーを閲覧することで、誰がどこで仕事をしているかがわかるので、ホワイトボードでスケジュール管理をするのは廃止にした。営業の直行が増えてくると、朝行っていた朝礼に参加できるものも少なくなり、情報も社内のLINEグループで共有しているので朝礼も廃止にした。出社後、時間を気にすることなく仕事にとりかかれるようになった。
連絡先、資料を一元管理
LINEWORKSのアドレス帳に、取引先担当者の名刺情報を入力しておく。出先で急に連絡をとりたくても、どこからでもアクセスができる。またLINEWORKSDriveに、資料やパンフレットをデータで入れておくことで、社内の全員が共有できる。
連絡手段をLINEからLINEWORKSに
LINEWORKSの一番の魅力は、LINEとのトークができるところにある。LINEは非常に手軽で便利なツールなので、営業と顧客との間、営業と事務との間にも多用されてきた。しかし、個人アカウントでつながるのを嫌がるものもいるし、会社として積極的に推奨できるものではなかった。LINEWORKS導入後は、社内間はもちろん、顧客のやりとりもLINEWORKSに統一することで、ビジネスとして活用できるツールとなった。スピードがもとめられる時代、すぐに連絡をとり、対応できる環境は整った。導入時にはできなかった、LINEとLINEWORKSとのグループ化も、最近アップデートで対応して、取引先担当者と営業全員とのLINEWORKSグループも実現できるようになった。このグループでの質問とその返答の情報共有は、取引先担当者にとっても我々にとっても効率が良いツールとなっている。
まとめ
社内メールをLINEWORKS内に置き換えることや、アンケート機能など、まだ利用していない機能もたくさんあるが、また必要に応じてルールを決めて運用していくことになる。LINEWORKSが業務のインフラになっている今、工夫しだいで、トークやノートもまだまだ活用ができると思う。この1年で導入企業も増え、バージョンアップも頻繁に行われていることも心強い。使い勝手も初期よりだいぶ改善された。報告や連絡をLINEWORKSにしてしまうだけでも、業務のスピードが確実にアップするのではないかと思う。なにより、誰もが簡単に使えるツールが、組織にはあっているのではないか思う。
